Der Text muss alles sagen!

Das Telefonieren hat den Vorteil, dialogisch angelegt werden zu können. Auch wenn Sie sich in einer Frage oder Formulierung nicht sicher sind, so gibt es eine “zweite Chance”: die Möglichkeit nachzubessern. Ist Ihr Brief aber erst einmal im Kasten (oder per E-Mail versandt), so ist es definitiv zu spät: Das gesprochene Wort lässt sich zurücknehmen oder wenigstens relativieren. Das geschriebene Wort beansprucht Gültigkeit und Dauerhaftigkeit. Es ist der unmittelbaren Situation entzogen. Es hat oft eine Langzeitwirkung.

Im schnellen Blick auf die Nachteile des Geschriebenen wird deutlich, dass auch diese Münze eine zweite Seite hat: Nachteile erweisen sich durch einen Wechsel der Perspektive als Vorteil – zumindest aber als Chance.

• Der Mangel an Korrekturmöglichkeiten wird zur Veranlassung, eine Botschaft richtig zu durchdenken und zu strukturieren.
• Der Mangel an Dialogmöglichkeit wird zur Chance, einen Gedankengang bis zur Schlusskonsequenz hin – von Gesprächseinwürfen ungestört – zu entwickeln.
• Der Mangel an Geschwindigkeit wird zum Vorteil der Dauerhaftigkeit und Belegbarkeit.
• Das Fehlen von Nachfragemöglichkeit wird zur Verpflichtung zu Präzision und Eindeutigkeit.

Schreiben ist also gewiss nicht einfacher als das unmittelbare Gespräch oder das Telefonat, aber es hat auch seine ganz entschiedenen Vorteile. Diese gilt es zu nutzen. Die Grund- oder Eingangsfrage muss also lauten: “Welches Medium sollte ich für das Erreichen welchen Kommunikationsziels am besten verwenden?”

Oft schreibt jemand Briefe, weil er zu schüchtern ist, seine Argumente im Dialog zu verteidigen. Oft sucht jemand das Gespräch, weil er selbst gar keinen klaren Gedanken hat und sich erst über den Dialog seiner eigenen Position vergewissern will. Beides sind gewiss nicht die Königswege zu einer gelingenden Kommunikation.

Schreiben macht Mühe. Dem einen oder anderen vielleicht weniger als ein Konfliktgespräch. Generell besteht aber wohl Übereinstimmung, dass ein Brief nur sehr selten die am wenigsten aufwendige Lösung für ein Informationsbedürfnis darstellt. Außerdem gehört der Brief auch zu den relativ teuren Kommunikationswegen. Der erhöhten Aufmerksamkeit im Vergleich mit einer E-Mail stehen Papier- und Portokosten gegenüber.

Und man tut gut daran, sich etwas mehr Zeit zu lassen als beim Aufsetzen einer (meist weniger beachteten) E-Mail. Diese – zumindest relative – Mühe und Aufwand des Schreibens sollte man nur auf sich nehmen, wenn man die Frage eindeutig verneinen kann, ob ein Gespräch oder ein Telefonat nicht den schnelleren, einfacheren und effektiveren Weg darstellen. Kommt man rundheraus zu einem “Nein”, so gilt es seine Absicht gewinnend zu Papier zu bringen. Und wie man das macht, soll uns in den folgenden Kapiteln beschäftigen.

Wobei: Es kann nicht immer alles klappen. Dafür ist dieser Kurs ein recht guter Beleg. Zwar haben wir uns bemüht, auch alle übrigen Lektionen so zu formulieren, wie wir es Ihnen hier nahe zu bringen versuchen. Zweifellos ist uns das nicht immer geglückt. Perfektion ist ein Maschinenprodukt, nur selten aber das Ergebnis von menschlicher Arbeit. Dafür möchten wir uns einerseits an dieser Stelle entschuldigen. Sie andererseits aber auch auffordern, aus dieser Erkenntnis folgenden Schluss zu ziehen: Perfektion ist kein Zustand, sondern ein Ziel. Es gilt, sie stets anzustreben, wenn man sie aber verfehlt, sollte man sich geloben, es erneut zu versuchen. Nur nicht genervt und frustriert den Kopf hängen lassen!